L’évolution de la société, des modes de consommation et la digitalisation très rapide incite les entreprises à revoir leur fonctionnement. Leur structure organisationnelle est alors bouleversée et leurs services souvent décloisonnés pour laisser place à une meilleure transmission des informations. Cela apporte ainsi un sens collectif à l’activité ; les collaborateurs ont une vision partagée des objectifs, et coopèrent donc plus facilement. Cette migration, parfois difficile, du mécanisme en silo vers le travail collaboratif semble nécessaire. Voici pourquoi en quelques mots.  

Le fonctionnement en silo perd du terrain

Fonctionner en silo c’est quoi ?

C’est un système de gestion très structuré au management pyramidal, où chaque service travaille sur ses propres projets et objectifs, sans se préoccuper de ceux des autres. La communication entre eux se fait difficilement, les départements sont cloisonnés par spécialités. Cette organisation en silo permet une bonne articulation des tâches de chaque collaborateur, favorise la performance, sans dispersion. Elle fonctionne également par une hiérarchie traditionnelle.

Pourquoi perd-il du terrain ?

Ce mode de processus a du mal à perdurer dans le contexte actuel. Le partage d’informations ou de ressources est quasi inexistant avec comme conséquences des pertes de temps, des duplications de tâches… et parfois des pertes financières. Les projets évoluant de façon de plus en plus transverse, ils deviennent alors complexes à gérer dans un système en silo.

Les salariés aspirent aussi à gagner en autonomie et en responsabilités. Ils souhaitent pouvoir exprimer leurs idées, partager leurs compétences dans un sentiment d’unité sans subir une hiérarchie trop lourde. Comme ils sont désormais plus nombreux à travailler à distance, ils doivent avoir accès l’ensemble de l’information. Cela est rendu possible par le développement du numérique.

Le travail collaboratif prend de l’importance

L’arrivée du digital et les différents modes de communication, via les réseaux sociaux, impliquent une coordination et une synergie entre les départements. Les services sont ainsi appelés à collaborer ensemble, leurs membres adoptent une nouvelle vision de l’entreprise, sont plus tournées vers les autres dans un esprit d’écoute et d’entraide. Distanciel, organisation dispersée géographiquement : avec le travail collaboratif la transmission et le partage des connaissances, les équipes retrouvent un autre souffle, plus motivant.

Avantages du travail collaboratif

– un gain de temps important : finies les heures de réunion, en travaillant ensemble les collaborateurs réussissent leurs connaissances et trouvent rapidement des solutions ;

– une communication efficace : les idées s’échangent facilement et les salariés se sentent plus impliqués ;

– des responsabilités accrues, chacun se considère ainsi comme partie prenante du fonctionnement de l’entreprise ;

– une avancée des projets active et transparente. Les réalisations et les erreurs sont valorisées ou expliquées,

Les consommateurs ont également évolué et cherchent à être satisfaits dans l’entièreté de leur processus d’achat. Cela implique donc un travail collaboratif qui pourra être mis en place que lorsque les services seront décloisonnés.

Comment décloisonner les services

Les entreprises souhaitent être plus performantes, s’impliquer dans l’ère du numérique mais réviser une organisation traditionnelle n’est pas toujours aisé. Les choses pourront dès lors se mettre en place peu à peu comme :

– développer des outils collaboratifs : les collaborateurs peuvent alors travailler facilement ensemble, partager leurs idées, suivre l’avancée des projets car toutes les données seront stockées dans un endroit. Cela même s’ils ne sont pas proches géographiquement ;
– encourager la collaboration entre les équipes par des réunions régulières, la réorganisation des locaux, des teams buildings etc. ;

– renforcer la cohésion d’équipes ;

– communiquer les objectifs globaux de l’entreprise afin que chaque membre se sente impliqué, motivé et comme ayant sa place au sein du fonctionnement ;

– proposer des formations à ceux qui auraient du mal à accepter le changement par exemple

« Venir ensemble est un commencement ;

rester ensemble est un progrès ; travailler ensemble est un succès. »

– (Henry Ford) –

L’évolution de la société vers le digital pousse les entreprises à réviser leurs schémas organisationnels, comme le fonctionnement en silos. Inciter leurs collaborateurs à travailler ensemble, les investir pour qu’ils prennent pleinement par à leur progression semble alors nécessaire. Cependant, le changement doit se faire graduellement. Anticiper la réaction des collaborateurs et les aider à repenser leur engagement n’est pas toujours simple. Susciter l’adhésion et la participation est une tâche graduelle de grande patience.

Coaching Lab & Partners, grâce à sa longue expérience du terrain, peut vous accompagner. Son équipe est à votre écoute. Alors, n’hésitez pas !